Veelgestelde vragen

Onderwerp
Gebruik de filters hiernaast om de resultaten te verfijnen
Kan ik een gemaakte afspraak met een aanbieder annuleren?

Dat is een zaak tussen de aanbieder en de school. Collage adviseert scholen en aanbieders altijd om ontbindende voorwaarden op te nemen en onderling vast te leggen.

Hoe werkt het Collagebudget?
  1. Collagebudget is besteedbaar van 1 januari t/m 31 december van één kalenderjaar.
  2. Het leerlingaantal van de oktobertelling van een schooljaar is bepalend voor het Collagebudget van het daaropvolgend kalenderjaar (=aantal leerlingen x € 25,-)
  3. De bijdrage aantal leerlingen x € 15,- wordt verrekend aan het begin van het daaropvolgende kalenderjaar.
  4. Activiteiten voor november en december van het lopende schooljaar moeten vóór 1 november zijn aangemeld.
  5. Op 1 november wordt nog niet uitgegeven Collagebudget van het lopende kalenderjaar tot € 0,- teruggebracht.
  6. Voor een overschrijding van het Collagebudget aan het eind van het kalenderjaar ontvangt de school een factuur.
Ik heb meer leerlingen gedurende het schooljaar. Hoe zit dat met het Collagebudget?

Alleen bij grote afwijkingen (fusies van scholen, extreme groei) kan daarvan tussentijds worden afgeweken in overleg met Collage.

Kan ik Collagebudget meenemen naar het volgende kalenderjaar?

Dat kan niet. Hierop kan dan door de school geen aanspraak meer worden gemaakt.

Wat wordt wel/niet vergoed?

Collage vergoedt activiteiten in het kader van kunst en cultuur of erfgoed. Lessen natuur, techniek en media worden alleen vergoed als er aantoonbare kunst- en cultuurcomponenten in zitten.

Hoe werkt de betaling van een activiteit?

Na afloop van een activiteit* stuurt de aanbieder de factuur aan Collage.

1.    Alleen als de factuur overeenkomt met de gegevens in de bestelgeschiedenis van de school betaalt Collage de aanbieder.
2.    In de bestelgeschiedenis wordt de activiteit op BETAALD gezet.
3.    De activiteit is afgehandeld.

Komt de factuur van de aanbieder niet overeen met de bestelling dan wordt deze niet betaald. De aanbieder neemt contact op met de school voor overleg en eventuele aanpassing van de bestelling in het schoolaccount.

Het is dus van belang dat je te allen tijde de aanpassingen goed en direct doorvoert in de bestelgeschiedenis.
Alleen als een activiteit is aangemeld door de school kan betaling plaatsvinden.

*NB voor 112-activiteiten sturen aanbieders facturen rechtstreeks naar de school

Kan ik materialen kopen van Collagebudget?

Collage vergoedt geen materialen, instrumenten of gereedschap.

Kan ik aanbieders boeken die niet op de website staan? Een maatvraag?

Kun je bij je specifieke vraag geen geschikt aanbod of de juiste aanbieder vinden op deze website dan hebben we het over een maatvraag.

Collage kan:

  • je hierin adviseren;
  • onderzoeken of de door jouzelf gevonden aanbieder en het aanbod aan de kwaliteitscriteria van Collage voldoet;
  • aanbieders aanbevelen;
  • je in contact brengen met aanbieders uit ons grote netwerk.

Collage helpt je, maar organiseert de activiteit niet.

De activiteiten die voortkomen uit een maatvragen zijn niet kosteloos, maar kunnen als ze aan een aantal voorwaarden voldoen, uit het Collagebudget worden betaald. 

Die voorwaarden zijn:

  • De activiteiten moeten door of met leerlingen worden uitgevoerd.
  • De activiteiten moeten aansluiten bij het cultuurbeleid van de school.
  • De activiteiten mogen niet naschools plaatsvinden.
  • De maatvraag moet twee maanden voor de activiteit plaatsvindt ingediend zijn.

Let op: Nooit eerst een aanbieder inhuren en dan pas een aanvraag doen!

Dien een maatvraag in

Kan ik een geboekte activiteit wijzigen?

Zolang de activiteit nog niet door Collage op betaald gezet is, kan deze nog aangepast worden. Daarvoor dien je ingelogd te zijn.

Let op: Collagevoorstellingen kun je niet zelf wijzigen!

 

Kan ik benzinekosten voor vervoer van leerlingen declareren?

Nee, Collage vergoedt geen benzinekosten.

Hoe moet ik een activiteit annuleren?

Neem altijd eerst contact op met de aanbieder over de annulering. Een activiteit die door Collage nog niet op betaald gezet is, kan vervolgens geannuleerd worden in het account van de school.

Let op: afhankelijk van de afspraken tussen school en aanbieder kan het zijn dat de school de activiteit uit eigen middelen moet betalen.

De inschrijftermijn voor een Collagevoorstelling is verlopen. Wat nu?

Neem contact op met Collage en stel je vraag persoonlijk.

Ben ik betalingsplichtig als ik een Collagevoorstelling reserveer?
  • De school is bij inschrijven betalingsplichtig, de bestelling staat in het besteloverzicht op bevestigd.
  • Als er geen ruimte meer is bij de voorstellingen dan wordt het reeds betaalde bedrag weer toegevoegd aan het budget van de school.
Ben ik betalingsplichtig als ik inschrijf op het Muziekmenu of FloriALLY?
  • Na inschrijven/reserveren wordt door Collage contact opgenomen met de school inzake afstemming aantal deelnemende groepen en leerlingen.
  • Vervolgens is de school áltijd betalingsplichtig.
  • Mocht de school zich hierna tóch terugtrekken, dan wordt de status in het besteloverzicht op ‘niet deelgenomen’ gezet. Het deelnamebedrag wordt weer toegevoegd aan het Collagebudget van de school.
  • De school ontvangt een separate factuur voor het deelnamebedrag.
  • Dit kan niet uit het Collagebudget worden betaald.

 

Wat gebeurt er als ik een Collagevoorstelling wil annuleren?

Een school kan dit niet zelf annuleren. Neem contact op met Collage.

Hoeveel begeleiders mogen de zaal in bij een Collagevoorstelling?

Er mag per voorstelling per 10 leerlingen 1 begeleider mee de zaal in. Bij 25 leerlingen kunnen 3 begeleiders mee naar binnen.

Zijn er redenen om meer begeleiders mee te nemen? Informeer op tijd bij Collage.

Mogen ouders mee de zaal in bij een Collagevoorstelling?

Ouders die kinderen halen en/of brengen kunnen niet in de zaal plaatsnemen. Communiceer dit s.v.p. ruim vóór de voorstelling met de ouders.

Mag ik eten/drinken in theaters met de kinderen?

Nee, dit is niet toegestaan.

Hoe laat moet ik met de leerlingen aanwezig bij een Collagevoorstelling?

20 minuten van tevoren (dan is er tijd om de jassen op te hangen en per groep de zaal in te gaan zodat de voorstelling op tijd kan beginnen).

Hoe zit het met vervoerskosten en het Collagebudget?

Het vervoersbudget (max. 30% van het Collagebudget) mág besteed worden aan vervoer. Het kan ook worden ingezet voor de betaling van culturele activiteiten.

Het vervoer moet altijd gekoppeld zijn aan een culturele activiteit. Als je inschrijft op een activiteit kun je meteen, of later, aangeven of je gebruik wil maken van vervoer.

Kan ik kosten voor vervoer declareren?

Ja, kosten die vooraf door de school betaald zijn, kunnen na afloop van de activiteit gedeclareerd worden. Dat geldt voor o.a. treinkaartjes, parkeren, musea.

Declareren gaat middels dit formulier dat i.c.m. een betaalbewijs (factuur/ bon/ rekeningafschrift) gestuurd wordt naar crediteuren@collage-almere.nl

Kan ik met de stadsbus naar culturele activiteiten?

Ja, kijk hier voor informatie.

Kan ik gebruik maken van de museumpleinbus?

Ja, voor meer informatie en reserveren zie www.museumpleinbus.nl.

Vergeet niet de activiteit aan te melden op de website als je bent ingelogd!

Busvervoer per touringcar, hoe werkt dat?

Er is met Pouw Vervoer een aantal gunstige standaardtarieven vastgesteld. Onderstaande bedragen zijn gebaseerd op retourreizen en zijn inclusief BTW. De kilometers hieronder genoemd zijn de enkele afstanden tot aan de bestemming.

Rit

Tarief 2022 (maximaal 50 personen)

Binnen Almere

€ 175

Tot 35 km.

€ 280

Amsterdam

€ 280

Tot 50 km.

€ 350

Tot 75 km

€ 435

Tot 100 km.

€ 475

Vanaf 2023 gelden er nieuwe tarieven:

Rit

Tarief 2023 (maximaal 50 personen)

Binnen Almere

€ 181,75

Tot 35 km.

€ 290,64

Tot 50 km.

€ 363,30

Tot 75 km

€ 451,53

Tot 100 km.

€ 493,05

Er kan (binnen Almere) alléén gereisd worden tussen 08:15 uur (vertrek school) en 16:00 uur (aankomst school)

  • Neem altijd contact op met Pouw Vervoer om data en tijden af te spreken
  • Meld het vervoer aan in het besteloverzicht bij de activiteit
  • Pouw Vervoer stuurt de factuur naar Collage
  • Collage betaalt factuur aan Pouw
  • Kosteloos annuleren kan een dag van te voren voor 12.00 uur

VO Let op:
Verrekening via Collage middels de Cultuurkaart CJP is niet mogelijk.

Wat betekent in het besteloverzicht 'geannuleerd' voor het Collagebudget?

Het bedrag is weer bijgeschreven bij het Collagebudget van de school.

Wat betekent in het besteloverzicht 'niet deelgenomen' voor het Collagebudget?
  1. De school heeft niet aan de activiteit deelgenomen.
  2. Het geld is weer toegevoegd aan het Collagebudget v.d. school.
  3. De school blijft betalingsplichtig en ontvangt een aparte factuur (die niet betaald kan worden uit het Collagebudget van de school).
Hoe schrijf ik in op activiteiten die op de website staan?

Als je op de website geschikt aanbod hebt gevonden volg dan de volgende stappen:

  1. Neem contact op met de aanbieder en maak goede afspraken.
  2. Log in met je schoolaccount.
  3. Ga naar de gekozen activiteit en klik op "deelnemen".
  4. Vul het formulier in conform de gemaakte afspraken.
  5. Klik op "opslaan".
  6. De school en de aanbieder ontvangen automatisch een mail van de afspraken.
  7. Het bedrag wordt direct van het Collagebudget afgehaald.
  8. In het besteloverzicht staat de activiteit op "bevestigd".

Let op: Om te kunnen bestellen moet je de juiste rechten hebben. De icc'er van de school heeft in de regel deze rechten.

Kan ik digitale kunstvakmethodes betalen uit Collagebudget?

Je kunt de school abonneren op een digitale (kunstvak)methode.

De kosten van zo’n abonnement moet de school jaarlijks opgeven als bestelling (deze wordt niet automatisch verlengd!)

Mogen kosten natuur-, techniek- en medialessen worden betaald met Collagebudget?

Collage vergoedt géén natuur-, techniek- en mediaonderwijs of vieringen, tenzij de lessen worden gegeven in het kader van kunst en cultuur of erfgoed.

Hoe betaal ik een museumbezoek?

Musea hanteren verschillende betaalwijzen. Bij betalen via een factuur kan dit direct via Collage lopen. 
Musea vragen geregeld om betalen aan de deur. In dat geval schiet de school het bedrag voor en declareert het later bij Collage. Hierbij zijn een betaalbewijs en een ingevuld declaratieformulier nodig (zie downloads).
Soms wil een museum vooraf betaald worden. Ook dan schiet de school het bedrag voor en declareert het later bij Collage.

Waarom moet ik een abonnement op een digitale methode ieder jaar opnieuw boeken?

Het abonnement loopt via de aanbieder. Een school kan ervoor kiezen om het abonnement met Collagebudget te betalen, maar dat hoeft niet. Collage betaalt een factuur pas als er een bestelling voor is geplaatst door de school.
Let op: digitale methodes die je via Collage betaalt werken met een korting. De korting geldt niet als de betaling niet via Collage loopt. Opzeggen van een abonnement gaat altijd via de aanbieder, niet via Collage.

Kan ik Collagebudget besteden aan buitenschoolse activiteiten?

Scholen mogen hun Collagebudget alléén inzetten voor activiteiten die onder schooltijd plaatsvinden. Mocht er vraag zijn naar verbindingen met buitenschoolse activiteiten (denk bijvoorbeeld aan Integrale Kind Centra en Brede scholen) dan bekijkt Collage per vraag wat zij voor de school kan betekenen.

Heb je klachten?

Indien er klachten zijn, laat het ons weten!

Wat gebeurt er na mijn aanmelding?

Na aanmelding neemt Collage contact op en bespreekt de mogelijkheden en voorwaarden. Bij wederzijds akkoord krijgt de aanbieder inloggegevens. Deze kan een profielpagina aanmaken en het aanbod op de website plaatsen.

Wat zijn de voorwaarden voor plaatsing?

Er is een aantal voorwaarden voor plaatsing van activiteiten op de website.

Voorwaarde 1

  1. Je factuur loopt via een verloningsbureau, of
  2. Je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (en hebt eventueel een BTW nummer).

Voorwaarde 2
Collageadviseurs bekijken of je inhoudelijk, pedagogisch en didactisch voldoende bagage in huis hebt.

Vastleggen activiteit door school, hoe werkt dat?

Als een school is geïnteresseerd in een activiteit, dan neemt de school contact met de aanbieder op.

School en aanbieder maken samen afspraken over o.a.

  • datum
  • tijd
  • locatie
  • aantal groepen
  • leerlingenaantallen
  • benodigde ruimte
  • prijs (incl. evt. btw)
  • reiskosten
  • materialen
  • waar de school zelf voor moet zorgen

Neem in de afspraken met de school altijd ontbindende voorwaarden op. Denk daarbij aan een afzegtermijn en de kosten die dat met zich mee brengt.

De school meldt de reservering van de activiteit aan via de website van Collage. Alle betrokken partijen ontvangen daarvan een mail.

Onderlinge afspraken dienen tussen school en aanbieder per mail of in een door de school ondertekende offerte te worden vastgelegd.
Collage is geen partij m.b.t. de afspraken tussen school en aanbieder.

Wat is de procedure voor een wijziging/annulering van een afgesproken activiteit?

Tussentijdse aanpassing van een gemaakte afspraak is alleen mogelijk na overleg tussen school en aanbieder. De school moet deze wijziging altijd doorvoeren in de bestelling in het Collageaccount van de school. Alle betrokken partijen ontvangen daarvan direct een mail.

Kan een activiteit niet doorgaan door verwijtbaarheid van de school of wil een school de reservering wijzigen, dan gelden de door de school en aanbieder onderling gemaakte afspraken.

Collage is geen partij m.b.t. de afspraken tussen school en aanbieder.

Hoe verreken ik kosten aan materiaal en huur apparatuur/gereedschappen/instrumenten?

Verbruiksmaterialen en huur apparatuur/gereedschappen instrumenten kunnen worden gefactureerd aan de school. E.e.a. wordt altijd op voorhand met de school afgesproken.

Wat als een school een activiteit vergeet, annuleert of wijzigt?

Maak altijd goede afspraken en formaliseer e.e.a. (per mail of middels een contract).

Hoe lang duurt het voordat een aanpassing zichtbaar is op de website?

Collage streeft ernaar om dit binnen twee weken te doen. Is er haast bij neem dan contact op met Collage.

Wat kost plaatsing van mijn activiteiten op de website van Collage?

Aanbieders betalen € 75,- en impresariaten € 125,- per kalenderjaar om activiteiten op de Collagewebsite te plaatsen.

Hoeveel activiteiten mag een impresariaat op de Collagewebsite plaatsen?
  • Voor iedere bouw 1 voorstelling
  • Voor iedere bouw per thema 1 activiteit